CHARTE DES DONNÉES PERSONNELLES

Switch Book France est une maison d’édition spécialisée dans la personnalisation : notamment de romans personnalisés et de contes pour enfants personnalisés. A ce titre, elle collecte et traite de nombreuses données à caractère personnel pour son compte et celui de ses clients.

Switch Book France est engagé dans la démarche de conformité de ses systèmes et de ses pratiques aux dispositions du Règlement Européen de Protection de Données.

La présente charte de données personnelles a pour objet de décrire les principes mis en œuvre par Switch Book France afin de respecter le règlement et de protéger la vie privée des personnes physiques dont les données sont traitées.

Elle précise également le cadre général des traitements de données à caractère personnel réalisés au sein de Switch Book France et, en ce sens, a pour objectif de fournir aux personnes concernées les informations nécessaires au parfait respect de la règlementation en vigueur.

1. Comment les données sont-elles collectées ?

Switch Book France collecte, au travers de ses activités, des données.

1.1. Le fondement légal de la collecte

Switch Book France est susceptible de collecter des données à caractère personnel en se fondant sur les éléments d’information suivants :

l’exécution des obligations au titre d’un contrat ;

Switch Book France conçoit et réalise des livres personnalisés, notamment des romans personnalisés et des contes pour enfants personnalisés. Le recueil des données personnelles de nos clients et des personnes dont nos clients nous fournissent des données personnelles est indispensable pour nous permettre d’exécuter les termes du contrat et de personnaliser les éléments des ouvrages, en fonction des information de personnalisation que nous fournissent nos clients, afin de pouvoir les offrir en cadeau à leurs proches et relations. Ainsi, dans ce contexte, le consentement de la personne n’est pas nécessaire puisque les traitements réalisés sont liés à l’exécution du contrat.

La nature du service fourni par Switch Book France implique le recueil des données personnelles de ses clients et utilisateurs et la transmission de ces informations vers des tiers désignés (par exemple un imprimeur ou tout type de service de routage ou d’expédition ou d’information nécessaire à l’exécution du contrat). Ces traitements liés à l’intérêt légitime du responsable de traitement sont considérés comme une attente raisonnable de la part de la personne concernée au regard de la description du service fourni.

une obligation légale rendant le traitement obligatoire.

Le traitements et le transfert des données est également nécessaire pour la facturation des produits ou services), etc …

1.2. Les modes de collecte :

1.2.1. la collecte par le biais de formulaires

Le recueil de données personnelles concernant le prospect client ou utilisateur, ainsi que la ou les personnes destinataire(s) du cadeau constitué par le roman personnalisé ou par le conte personnalisé pour enfant se fait notamment lors du remplissage de formulaires papier ou électronique, les personnes transmettent des informations les concernant et concernant les personnes destinataires du cadeau personnalisé.

1.2.2. la collecte par le biais des cookies

Les cookies de Switch Book France déposés sur l’ordinateur de l’utilisateur lors de sa navigation ont notamment pour but de simplifier la navigation sur les sites, ainsi que de permettre la personnalisation des informations indispensables à la création de romans personnalisés et de contes personnalisés pour enfant.

L’utilisateur du site peut à tout moment s’opposer à l’utilisation de ces cookies en paramétrant son navigateur : dans ce cas, il renonce à contracter avec la société Switch Book France, de tels paramétrages rendant impossible les conditions d’accès aux produits et services de personnalisation que nous proposons.

Les cookies et les traceurs strictement nécessaires à la fourniture d’un service expressément demandé par l’utilisateur ne nécessitent pas le consentement préalable des utilisateurs. Ainsi, par exemple, les traceurs suivants ne requièrent pas de consentement des utilisateurs , ils sont nécessaires pour :

– le « panier d’achat  » pour un site marchand ;

– les « identifiants de session » , pour la durée d’une session, ou les cookies persistants limités à quelques heures dans certains cas ;

– l’« authentification » ;

– les solutions d’analyse de mesure d’audience (analytics) ;

– les cookies persistants de personnalisation de l’interface utilisateur (choix de langue ou de présentation ou d’éléments de personnalisation).

Tout autre cookie nécessite une information préalable et une demande de consentement, par exemple :

– les opérations relatives à la publicité ;

– les cookies des réseaux sociaux générés par les boutons de partage de réseaux sociaux, lorsqu’ils collectent des données personnelles sans consentement des personnes concernées ;

– certains cookies de mesure d’audience.

Conformément aux recommandations de la CNIL, le recueil du consentement est clairement indiqué, lors de la prise de commande pour la personnalisation de romans personnalisés et/ou de contes personnalisés pour enfants sur le site internet qui doit contenir les informations suivantes :

– finalités précises des cookies utilisés ;

– possibilité de s’opposer à ces cookies ;

– du fait que la poursuite de sa navigation vaut accord au dépôt de Cookies sur son terminal.

Si l’utilisateur partage son ordinateur avec d’autres personnes, il doit veiller à supprimer les cookies installés sur son ordinateur via le paramétrage de son navigateur et à l’en informer du contraire le cas échéant.

1.2.3. la collecte par téléphone

Switch Book France peut être amenée à réaliser certaines prestations par téléphone et à cette occasion peut recueillir des données personnelles. Lorsque cela est possible, le contact téléphonique est confirmé par l’envoi d’un courriel permettant ainsi à la personne concernée de conserver une trace écrite de la conversation et de pouvoir exercer ses droits à tout moment.

1.2.4. Collecte indirecte

Switch Book France peut obtenir des données à caractère personnel auprès de tiers. Dans une telle hypothèse, la société Switch Book France :

– établit un contrat avec ce tiers conformément aux dispositions du Règlement ;

– avise les personnes du transfert de leurs données vers la société Switch Book France dans les conditions définies par le règlement ;

– indique dans ses fichiers la source des données afin d’en assurer la traçabilité ;

– informe les personnes concernées des modalités d’exercice de leurs droits.

2. Quels types d’informations sont recueillis ?

Certaines des informations recueillies constituent des « Données à caractère Personnel », à savoir des données concernant des personnes permettant de les identifier.

En conformité avec la législation en vigueur, Switch Book France a adopté le principe de minimisation dans la collecte et ne collecte que les données strictement nécessaires à la personnalisation des livres personnalisables.

Les données à caractère personnel susceptibles d’être demandées, en fonction de la nature des services ou produits fournis, sont les suivantes :

Principalement :

Votre nom et vos coordonnées, y compris vos adresses électronique et postale,

vos numéros de téléphone,

le cas échéant pour certains produits et services :

tout type d’éléments nécessaires à la personnalisation des personnages des romans et livres (caractéristiques physiques, cadre de vie, habitudes…).

3. A quoi servent les données recueillies ?

3.1. Utilisation des données collectées

Switch Book France peut utiliser les données à caractère personnel dont il est en possession afin d’envoyer des informations commerciales relatives à ses produits, ses promotions, ses offres, ainsi que d’autres informations ayant trait à ses produits ou services adaptées aux centres d’intérêts des personnes concernées ;

Ces données à caractère personnel seront utilisées par la société Switch Book France dans le cadre de ses activités relevant de la promotion de ses propres produits et services comme de la prospection pour le compte de tiers. Elles ne sont utilisées que dans les strictes limites définies par la législation en vigueur.

3.2. Modalités d’envoi d’information

Selon les coordonnées qui auront été collectées, Switch Book France et ses partenaires pourront transmettre des informations par les moyens suivants :

Message texte (SMS ou MMS, notification, courriel ou toute autre forme de message électronique) ;

Message via les réseaux sociaux ;

Téléphone ;

Courrier postal ;

Bannière promotionnelle web ;

Moteur de recherche sur internet.

3.3. Objectifs de la collecte

La finalité de la collecte est systématiquement indiquée lorsqu’elle est directement réalisée par Switch Book France et rappelée lors du transfert des données lorsque la collecte a été effectuée par un tiers.

Switch Book France est susceptible d’utiliser les données à caractère personnel d’une personne notamment pour les objectifs suivants :

Afin de l’enregistrer sur ses sites internet et/ou systèmes d’information et de gérer la livraison et la facturation des services/produits fournis par Switch Book France

Ex. : traitement des commandes ou d’une inscription

Afin d’être en mesure d’exécuter les obligations qui lui incombent aux termes de tout contrat le liant à la personne concernée et dans le cadre de la gestion de ce type de contrat :

Ex. : gestion des identifiants d’accès utilisateurs au site internet ;

Aux fins d’analyse de données de connexion et de navigation dans le but d’en déduire un comportement de navigation et/ou d’adapter les contenus proposés en fonction des affinités constatées ;

Afin de tenir des dossiers à usage administratif interne (réclamations clients, fidélisation etc…) ;

À des fins de prospection commerciale pour son compte ou celles de ses partenaires commerciaux, dans les conditions définies ci-après dans la section ci-dessus « Utilisation des données collectées »;

Aux fins de participation à des concours, loteries ou à des promotions.

4. Comment et combien de temps les données sont-elles stockées ?

Des actions de traitements sont réalisées sur les données figurant dans les bases de Switch Book France, en appliquant des règles de contrôle strictes, conformes à l’état de l’art technologique et aux recommandations de l’autorité de contrôle compétente.

4.1. le Stockage des données à caractère personnel

Switch Book France prend toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Données à caractère personnel et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Les recommandations de la Commission Nationale Informatique et Liberté sont prises en compte dans la gestion de la sécurité pour l’ensemble de la société.

4.2. la durée de conservation des données et l’archivage

La durée de conservation dépend de l’activité concernée, de la nature du contact (client ou prospect) et des usages du secteur.

– Switch Book France conserve certains documents obligatoires (factures etc…) pour la durée légale de conservation.

– La durée de conservation des données personnelles est fixée par défaut pour Switch Book France pour une durée de 6 ans.

– Certaines données sont conservées pour une durée de conservation plus courte (cookies).

La durée est parfois liée à la nécessité de son traitement : les données des clients sont conservées pour la durée de la relation commerciale.

5. Qui sont les tiers ayant accès aux données personnelles collectées ?

Switch Book France est susceptible de transférer les données à caractère personnel qu’il collecte à différents tiers comme par exemple :

– des sous-traitants et fournisseurs afin de réaliser des prestations pour son compte (par exemple : impression des livres, expédition ou routage des commandes des clients, etc. ) ;

– d’autres entreprises, des organismes financiers ou des organismes/services chargés de faire respecter les lois aux fins de la prévention ou de la détection de fraudes, lorsque cette divulgation est nécessaire pour préserver les droits de Switch Book France ;

– dans les cas où la loi le prévoit ou sur demande formelle d’une autorité (notamment dans

le cadre d’une procédure judiciaire), des organismes publics, parapublics ou privés dans le cadre d’une mission de service public ;

– en cas de fusion, d’acquisition, de dissolution ou de vente de tout ou partie de ses actifs.

Dans le cas où des données à caractère personnel sont transmises à un tiers pour quelque raison (par exemple : une prestation de sous-traitance, prestations réalisées pour un client), Switch Book France applique les conditions définies par la législation en vigueur, notamment l’information des personnes concernées de ce transfert.

Switch Book France veille à ce que des stipulations contractuelles appropriées entre Switch Book France et le tiers concerné garantissent que ce dernier n’utilisera les données à caractère personnel que dans le cadre de l’exécution de la commande du client ou de ses demandes.

6. A qui s’adresser pour avoir des informations ?

6.1 l’exercice des droits d’accès, d’opposition, de rectification et de suppression

Toute demande liée à l’exercice de vos droits doit être envoyée à l’adresse contact@roman-personnalise.fr Cette demande doit comporter un maximum d’informations afin qu’elle puisse être traitée à réception dans un délai maximal de deux mois : par exemple les personnes doivent préciser l’adresse électronique sollicitée et pour laquelle elles adressent la demande afin de faciliter les recherches.

6.2 la portabilité des données

Toute demande liée à la portabilité des données doit être envoyée au DPO de Switch Book France qui vous répondra sur la faisabilité d’une telle demande.

6.3 La désignation d’un Data Protection Officer (DPO) et le recours à l’autorité de contrôle

Afin de compléter ce dispositif, Switch Book France a nommé un Data Protection Officer qui est joignable à l’adresse suivante : contact@roman-personnalise.fr pour toute question ou difficulté touchant aux traitements de données personnelles.

Toute personne a la possibilité de contacter directement la Commission nationale Informatique et liberté (CNIL).

7. Les données sont-elles transférées hors UE ?

Les seules données pouvant être transférées, par Switch Book France, en dehors de l’UE sont l’adresse postale d’expédition des commandes des clients, si celles-ci doivent être expédiées en dehors de l’UE, afin de respecter les demandes du client.

8. Comment serez-vous informé des mises à jour de cette charte ?

Switch Book France peut être amené à modifier ou mettre à jour la présente Charte Données Personnelles. Toute mise à jour sera affichée aux endroits jugés appropriés, de sorte que tout utilisateur sera averti de la date de la dernière mise à jour.

Les mises à jour les plus importantes pourront faire l’objet d’un avis sur le site web institutionnel de Switch Book France (www.roman-personnalise.fr) au plus tard au moment de l’entrée en vigueur desdites modifications.

ANNEXE 1 : paramétrage des navigateurs

Le paramétrage est susceptible de modifier vos conditions d’accès aux contenus et services nécessitant l’utilisation de cookies.

Si le navigateur est configuré de manière à refuser l’ensemble des cookies, l’accès à tout ou partie du site peut être bloqué.

Afin de gérer les cookies au plus près des attentes des utilisateurs, le navigateur doit être paramétré en tenant compte de la finalité des cookies.